Новый сервис для ведения электронного кадрового документооборота.
Увеличьте эффективность кадровой службы
Электронные документы
Создавайте и подписывайте документы с помощью цифровой подписи. Управляйте электронным архивом, значительно сокращая расходы на документооборот.
Заявки сотрудников
Принимайте электронные заявления от сотрудников на отпуск, уведомления об отсутствии и запросы на справки. Оптимизируйте процесс их обработки, снижая трудозатраты..
Расчетные листки и расшифровки отпусков
Предоставляйте сотрудникам расчетные листки и детализированные расшифровки начисленных и использованных дней отпуска в удобном и безопасном формате.
iDocs – это инновационный сервис, предназначенный для организации электронного кадрового документооборота (КЭДО).
iDocs представляет собой современную систему для создания, подписания, обмена и хранения кадровых документов в цифровом формате. Теперь нет необходимости распечатывать документы, ждать подписи сотрудника и отправлять их в архив. С помощью iDocs все это можно сделать в несколько кликов, придавая электронным документам юридическую силу, эквивалентную традиционным бумажным аналогам.
Сервис iDocs предоставляет сотрудникам возможность не только подписывать документы работодателя, но и активно взаимодействовать с кадровой службой. Пользователи могут оформлять заявления на отпуск, сообщать об отсутствии, запрашивать справки, получать расчетные листки и другую важную информацию. Личный кабинет доступен с любого устройства — компьютера, смартфона или планшета — и из любой точки мира, где есть доступ к интернету.
iDocs представляет собой современную систему для создания, подписания, обмена и хранения кадровых документов в цифровом формате. Теперь нет необходимости распечатывать документы, ждать подписи сотрудника и отправлять их в архив. С помощью iDocs все это можно сделать в несколько кликов, придавая электронным документам юридическую силу, эквивалентную традиционным бумажным аналогам.
Сервис iDocs предоставляет сотрудникам возможность не только подписывать документы работодателя, но и активно взаимодействовать с кадровой службой. Пользователи могут оформлять заявления на отпуск, сообщать об отсутствии, запрашивать справки, получать расчетные листки и другую важную информацию. Личный кабинет доступен с любого устройства — компьютера, смартфона или планшета — и из любой точки мира, где есть доступ к интернету.
Это цифровой эквивалент рукописной подписи, используемый для подтверждения подлинности документов и данных в электронном виде. Она обеспечивает целостность, подлинность и неизменность подписанных электронных документов, а также подтверждает личность подписавшего.
Детальная информация о классификации и правомерности использования электронной подписи предоставлена организацией ATIC в "Semnătura Electronică Ghid cu Întrebări și Răspunsuri" которое было подготовлено на основании законодательной базы.
Детальная информация о классификации и правомерности использования электронной подписи предоставлена организацией ATIC в "Semnătura Electronică Ghid cu Întrebări și Răspunsuri" которое было подготовлено на основании законодательной базы.
a) квалифицированная электронная подпись (КЭП)
эта подпись, которая не относится к списку указанному выше и отвечает требованиям статьи 23 закона "об электронной идентификации и доверительных услугах" № 124 от 19.05.2022 г.
Примером УНЭП может служить подпись, которую выдаёт сервис iDocs, а также государственная подпись EVOSign.
- мобильная подпись выданная оператором связи Moldcell или Orange;
- USB token (флэшка) выданный I.P. "Serviciul Tehnologia Informației și Securitate Cibernetică" (STISC) или I. P. „Centrul de Tehnologii Informaționale în Finanțe" (CTIF).
эта подпись, которая не относится к списку указанному выше и отвечает требованиям статьи 23 закона "об электронной идентификации и доверительных услугах" № 124 от 19.05.2022 г.
Примером УНЭП может служить подпись, которую выдаёт сервис iDocs, а также государственная подпись EVOSign.
Электронный документ, подписанный КЭП (квалифицированной электронной подписью), приравнивается к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью, и имеет такую же юридическую силу.
Электронный документ, подписанный УНЭП (усиленной неквалифицированной электронной подписью), приравнивается к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью, только в случаях, прямо установленных нормативными актами или соглашением сторон.
Для использования УНЭП необходимо заключение "Соглашения о присоединении к КЭДО", которое должно предусматривать порядок проверки электронной подписи, а также обязанности сторон по конфиденциальности и материальной ответственности (в соответствии с частями (2) и (3) ст. 40 Закона 124).
Использование УНЭП не допускается для:
a) электронных документов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне;
b) электронных документов в правоотношениях юридических лиц публичного права с физическими лицами и юридическими лицами частного права.
Электронный документ, подписанный УНЭП (усиленной неквалифицированной электронной подписью), приравнивается к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью, только в случаях, прямо установленных нормативными актами или соглашением сторон.
Для использования УНЭП необходимо заключение "Соглашения о присоединении к КЭДО", которое должно предусматривать порядок проверки электронной подписи, а также обязанности сторон по конфиденциальности и материальной ответственности (в соответствии с частями (2) и (3) ст. 40 Закона 124).
Использование УНЭП не допускается для:
a) электронных документов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне;
b) электронных документов в правоотношениях юридических лиц публичного права с физическими лицами и юридическими лицами частного права.
мобильная подпись (КЭП) - в любом отделение операторов мобильной связи Moldcell или Orange с удостоверением личности и сообщить о намерении получить мобильную подпись;
USB token (КЭП) – через заявку на semnatura.md (Serviciul Tehnologia Informației și Securitate Cibernetică, контактный тел: 022820911) или на ctif.md (Centrul de Tehnologii Informaționale în Finanțe, контактный тел: 022 822 222);
iDocs (УНЭП) – выдается сервисом iDocs двумя способами:
USB token (КЭП) – через заявку на semnatura.md (Serviciul Tehnologia Informației și Securitate Cibernetică, контактный тел: 022820911) или на ctif.md (Centrul de Tehnologii Informaționale în Finanțe, контактный тел: 022 822 222);
iDocs (УНЭП) – выдается сервисом iDocs двумя способами:
- через заявление в кадровую службу работодателя на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью;
- через заявление в электронном формате в личном кабинете сотрудника с использованием электронной подписи (КЭП или УНЭП);
Cогласно "Трудовому кодексу Республики Молода № 154 от 28.03.2003 г." (в редакции от 18.04.2024) подписание следующих документов осуществляется исключительно КЭП:
- Индивидуальный трудовой договор (в дальнейшем ИТД) (ст. 56 (3) ТК РМ и ст. 2923 (1) ТК РМ);
- Соглашение о внесении изменений в ИТД (ст. 68 (1) ТК РМ и ст. 2923 (1) ТК РМ);
- Соглашение о расторжении ИТД или приказ об увольнении при дистанционной работе (ст. 2925 ТК РМ);
- Согласие на сверхурочную работу или отказ от ее выполнения вплоть до фактического привлечения к сверхурочной работе (ст. 104 (81) ТК РМ).
Сервис iDocs выполняет роль посредника между системой 1С и сотрудником. Через личный кабинет на веб-портале сервиса сотрудники получают доступ к своим кадровым документам, где они могут ознакомиться с ними и подписать с помощью электронной подписи.
Система 1С тесно интегрирована с iDocs, что значительно сокращает время на отправку документов на подпись (всего один клик) и обеспечивает гибкие настройки маршрутизации документов. Также поддерживается обратная связь: сотрудники могут инициировать кадровые события, такие как оформление заявления на отпуск или информирование работодателя об отсутствии.
В личном кабинете сотрудникам также доступны расчетные листки и сведения о начисленных и использованных днях отпуска. Кадровые документы остаются в базе 1С, а сервис iDocs выступает в качестве шлюза, предоставляющего доступ сотрудникам.
По желанию заказчика, сервис iDocs может быть развернут на его собственных серверах и доработан в соответствии с индивидуальными требованиями. В этом случае системные администраторы заказчика получают полный контроль над безопасностью данных.
Более подробно о работе сервиса можно узнать здесь.
Система 1С тесно интегрирована с iDocs, что значительно сокращает время на отправку документов на подпись (всего один клик) и обеспечивает гибкие настройки маршрутизации документов. Также поддерживается обратная связь: сотрудники могут инициировать кадровые события, такие как оформление заявления на отпуск или информирование работодателя об отсутствии.
В личном кабинете сотрудникам также доступны расчетные листки и сведения о начисленных и использованных днях отпуска. Кадровые документы остаются в базе 1С, а сервис iDocs выступает в качестве шлюза, предоставляющего доступ сотрудникам.
По желанию заказчика, сервис iDocs может быть развернут на его собственных серверах и доработан в соответствии с индивидуальными требованиями. В этом случае системные администраторы заказчика получают полный контроль над безопасностью данных.
Более подробно о работе сервиса можно узнать здесь.
На данный момент сервис поддерживает интеграцию с программным продуктом 1С:Бухгалтерия 8 для Молдовы, редакция 3.0, начиная с релиза 3.0.60.
Если Ваша учётная система поддерживает работу с сервисом iDocs , то следуйте инструкциям ниже (в противном случае свяжитесь с нами и подумаем как устранить данное препятствие):
Оформите заявку на подключение к сервису iDocs любым удобным для Вас способом: звонок по телефону, письмо на электронную почту, сообщение в мессенджеры. Мы предоставим 30-дневный пробный период, требуется минимальная информация о Вас.
Заключите договор на использования сервиса.
Подготовьте внутренние документы о вводе на предприятии КЭДО :
Оформите заявку на подключение к сервису iDocs любым удобным для Вас способом: звонок по телефону, письмо на электронную почту, сообщение в мессенджеры. Мы предоставим 30-дневный пробный период, требуется минимальная информация о Вас.
Заключите договор на использования сервиса.
Подготовьте внутренние документы о вводе на предприятии КЭДО :
- Приказ о вводе КЭДО (Приложение 1)
- Приказ о назначении ответственных лиц для осуществления КЭДО (Приложение 2) - ознакомить нижеупомянутых сотрудников под роспись:
- Приказ об утверждении Регламента КЭДО на предприятии (Приложение 3)
- Регламент КЭДО на предприятии (Приложение 4) – ознакомить всех сотрудников предприятия под роспись (собственноручной подписью).
Больше результата с меньшими усилиями
Мы предлагаем вам широкий набор инструментов для высокоэффективного кадрового учета
- Работа на любом устройствеДоступ к системе iDocs возможен с любого устройства. Удобный и адаптируемый интерфейс обеспечивает быстрое освоение, минимизируя количество ошибок.
- Сокращение затрат на документооборотiDocs позволяет значительно экономить на канцелярских принадлежностях, курьерских услугах и организации архивного хранения.
- Все кадровые документы в порядкеiDocs обеспечивает гибкую маршрутизацию и своевременное оформление всех кадровых документов. Сервис предоставляет быстрый и удобный доступ к любому документу в любое время.
- Доступ из любой точки мира 24/7Ваши подразделения находятся в разных регионах, сотрудники часто в командировках или работают удаленно? С iDocs вы можете оформлять документы в любое время и из любой точки мира, независимо от местоположения сотрудника.
- Конфиденциальность данныхВсе конфиденциальные данные хранятся на ваших приватных ресурсах, обеспечивая максимальную безопасность и защиту информации.
- Интеграция с 1СБесшовная интеграция с 1С:Бухгалтерия позволяет оформить и подписать документы всего за несколько кликов.
Отзывы
Наши контакты
Свяжитесь с нами любы удобным для вас способом. Будем рады помочь Вам!
+373 60 28 33 38
team@idocs.md
team@idocs.md
© 2024 iDocs
ПРОДУКТ
КОМПАНИЯ
- О нас
- Вакансии
- Партнерам
ПОМОЩЬ
- База знаний
- Видео инструкции
- Интеграции
- Разработчикам
