Made on
Tilda
Versiunea 1.0 · în vigoare din 23.08.2026
Această politică explică ce date cu caracter personal prelucrăm în legătură cu iDocs — site-ul de prezentare și aplicația de gestiune a documentelor de personal (HR) — pe ce temei juridic, cui le divulgăm, dacă le transferăm în afara țării, cât le păstrăm și ce drepturi aveți. Pentru site, pentru lead-uri și pentru datele operaționale ale aplicației (cont, autentificare, securitate, facturare, marketing) suntem operator. Pentru conținutul de personal prelucrat în aplicație în numele firmei-angajator suntem persoană împuternicită, iar operatorul este angajatorul.
Operatorul, în situațiile în care avem această calitate, este LICENSE SOFT SRL (denumire comercială „Soft Lider"), IDNO 1016600013480, cu sediul în mun. Chișinău, bd. Moscova 26, of. 56, MD-2045, Republica Moldova („Soft Lider", „noi").
Pentru orice întrebare privind datele dumneavoastră personale sau pentru exercitarea drepturilor, ne puteți scrie la confidentialitate@softlider.md sau la adresa poștală de mai sus, cu mențiunea „protecția datelor".
Pentru site-ul de prezentare și formularele lui, Soft Lider este operator.
Vizitare și cookie-uri. Când vizitați site-ul se prelucrează date tehnice de navigare. Cookie-urile strict necesare (funcționarea și securitatea site-ului, preferința de limbă, funcționarea formularelor) sunt active automat, pe temeiul interesului legitim de a livra un site funcțional și sigur (art. 6 alin. (1) lit. f din Legea nr. 195/2024). Cookie-urile de analiză a audienței și de marketing se activează numai după consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. a), exprimat prin banner, și pot fi retrase oricând. Duratele diferă pe categorii, de la durata sesiunii până la câteva luni.
Formularul de contact / „solicită apel". Când completați un formular colectăm datele pe care ni le furnizați — nume și date de contact și, după caz, conținutul mesajului — pentru a vă contacta, a răspunde solicitării și a vă oferi o demonstrație. Temeiul îl constituie măsurile precontractuale luate la cererea dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. b) și, pentru gestionarea relației cu potențialii clienți, interesul legitim de a răspunde solicitărilor comerciale (art. 6 alin. (1) lit. f), împotriva căruia vă puteți opune. Furnizarea acestor date este voluntară, dar fără ele nu vă putem contacta și nu putem da curs solicitării.
iDocs este un cabinet electronic de documente de personal (HR) folosit de angajații firmelor-client. În aplicație avem două calități în paralel, în funcție de categoria de date.
Suntem persoană împuternicită. Pentru datele de personal ale angajaților prelucrate prin aplicația iDocs, operatorul este firma-angajator care folosește serviciul, nu Soft Lider. Le prelucrăm în numele și pe seama angajatorului.
Dacă doriți să știți ce date se prelucrează despre dumneavoastră sau să vă exercitați drepturile (acces, rectificare, ștergere, restricționare), vă adresați angajatorului dumneavoastră — el este operatorul. Dacă ne adresați nouă o astfel de cerere, o transmitem angajatorului fără întârzieri nejustificate și vă informăm, fără a răspunde pe fond.
Ce date de personal sunt implicate: nume și date de contact, care pot include IDNP (art. 53), stocat ca identificator în numele angajatorului-operator; iar în tranzit — conținutul de personal (fișe de salariu, cereri de concediu/absență, notificări de boală și cereri de concediu medical, situația prezenței la muncă, documente supuse semnării și semnături electronice). Aceste date pot proveni de la angajatorul dumneavoastră.
Date privind sănătatea (art. 9). Cererile de concediu medical și notificările de boală sunt date privind sănătatea, categorie specială în sensul art. 9 din Legea nr. 195/2024. Sunt tranzitate către sistemul angajatorului; temeiul prelucrării lor, inclusiv condiția din art. 9 alin. (2), îl stabilește angajatorul-operator, iar noi doar executăm pe instrucțiunile lui.
Pentru funcționarea, securitatea și facturarea aplicației prelucrăm anumite date în calitate de operator (aici cererile ni le adresați nouă):
Datele de cont sunt necesare pentru funcționarea serviciului contractat — fără ele serviciul nu poate fi operat —, în timp ce datele folosite pentru marketing sunt facultative, iar refuzul lor nu afectează accesul la serviciu.
Pentru codurile de unică folosință (OTP) și notificările prin SMS folosim un furnizor de SMS (persoană împuternicită), căruia îi transmitem numărul de telefon și mesajul.
Semnarea în iDocs folosește serviciul public guvernamental de semnătură electronică din Republica Moldova (operator independent, căruia îi divulgăm doar datele minime necesare) și o semnătură proprie iDocs. La semnarea documentelor PDF folosim un furnizor de marcă temporală din SUA (persoană împuternicită), care primește o amprentă criptografică a documentului; vedeți transferurile de mai jos.
Divulgăm datele doar categoriilor de destinatari de mai jos, fiecare cu rolul său:
Putem divulga date și autorităților publice, organelor de urmărire penală sau instanțelor de judecată, atunci când legea ne obligă sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.
Transferuri internaționale. Aplicația și datele stocate la noi se găzduiesc în SEE (Germania). Atunci când un furnizor prelucrează date într-un stat pentru care Centrul nu a adoptat o decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protecție, transferul se face pe baza garanțiilor adecvate din capitolul V din lege (de regulă clauzele contractuale standard); la cerere vă oferim informații și o copie a garanțiilor aplicabile fiecărui transfer. Astfel de transferuri în afara Republicii Moldova și a SEE au loc către furnizorul de marcă temporală din SUA. Furnizorul de publicitate din SUA acționează ca operator independent, iar transferul este guvernat de propriul său mecanism pentru transferuri internaționale; instrumentul se încarcă doar după consimțământul de marketing.
Păstrăm datele doar atât cât este necesar pentru scopul pentru care le-am colectat sau cât ne obligă legea. Orientativ: cookie-urile — conform duratei fiecărei categorii; jurnalele de server și de securitate — perioada limitată necesară securității și investigării abuzurilor, apoi ștergere; datele din formularele de contact și lead-urile — cât este necesar pentru a răspunde și a gestiona relația, apoi ștergere sau anonimizare; evidența conturilor — pe durata contului, apoi ștergere; datele și documentele de facturare — pe durata impusă de legislația contabilă și fiscală. Pentru datele de personal prelucrate în numele angajatorului, termenele le stabilește angajatorul-operator.
Pentru datele la care suntem operator (site și lead-uri; cont/autentificare, jurnale de securitate, facturare, marketing), aveți dreptul de acces la datele care vă privesc și de a obține o copie, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de opoziție, de portabilitate (în limitele în care se aplică) și de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare retragerii. Vă exercitați drepturile scriindu-ne la adresa de contact de mai sus.
Pentru datele de personal prelucrate în aplicație în numele angajatorului dumneavoastră, operatorul este angajatorul — lui vă adresați (vedeți caseta din secțiunea B.1).
Dreptul dumneavoastră de a vă opune. Vă puteți opune în orice moment, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrărilor pe care le întemeiem pe interesul nostru legitim; în acest caz încetăm prelucrarea, cu excepția cazului în care demonstrăm motive legitime și convingătoare care prevalează, ori necesitatea pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept.
Vă puteți opune în orice moment și necondiționat prelucrării datelor în scop de marketing direct (inclusiv profilării aferente); în acest caz încetăm imediat această prelucrare, fără nicio cântărire de interese. Este suficient să ne scrieți la adresa de contact.
Dacă considerați că v-am încălcat drepturile, puteți depune o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (MD-2004, mun. Chișinău, str. Serghei Lazo nr. 48; telefon (022) 820 801; email centru@datepersonale.md). Vă puteți adresa și direct instanței de judecată.
Versiunea în vigoare și data ei sunt cele indicate în antetul acestei politici.